企業の成功を支える予算管理 概要と手順、差異分析の方法も解説
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企業の成功を支える予算管理 概要と手順、差異分析の方法も解説
（新任予算ご担当者様向け）
予算管理は企業の経営目標達成に向けて、計画と実績を比較・分析し、経営の健全性と効率性を確保する重要な業務です。本記事では、予算管理の基本概念や主要分類、PDCAサイクルの活用方法、差異分析の手法、そして効率的な予算管理のポイントについて詳しく解説します。
1 予算管理とは
予算管理は、企業が設定した数値目標を達成するための計画と実績の比較・分析を通じて、経営の健全性や効率性を確保する重要な管理手法です。予算管理の概要、予実管理との違い、目的、そして主な種類について以下に記載します。
予算管理の概要
予算管理は、企業全体の利益目標を達成するために予算計画を策定し、その進捗と実績を管理するプロセスです。具体的には、期間ごとに設定した数値目標を達成するために予算計画を立て、実行・監視・評価を通じて経営活動全体をコントロールする一連の管理活動を指します。予算管理は、企業の持続的な成長を促進し、経営資源の効率的な配分を支援します。
予実管理との違い
予算管理と予実管理は、どちらも目標達成を目的とした管理業務ですが、その目的やプロセスに違いがあります。予算管理は「予算の策定」が主な目的であるのに対し、予実管理は「予算と実績の分析・評価」が主な目的です。
予算管理は経営資源の一つであるカネの分配・管理機能を持ち、経営計画に基づいて予算計画を立てます。一方、予実管理は予算と実績の差異を分析し、問題点や課題点を洗い出す役割を持ちます。予実管理は予算管理のプロセスの一部であり、予算通りに進んでいるかどうかを確認し、必要な場合は対策を講じる段階で行われます。
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予算管理の目的
予算管理の主な目的は、企業の売上・利益目標を達成することです。具体的には以下の点が挙げられます。
- 計画の透明性向上：予算を数値化することで、経営計画の具体性と透明性が高まります。
- 効率の向上：予算と実績を比較することで、業務の効率性を評価し、改善点を特定できます。
- リスク管理：予算管理を通じて、財務リスクを事前に把握し、対策を講じることができます。
- 経営判断の支援：予算と実績の差異分析により、迅速かつ適切な経営判断が可能になります。
- 組織の目標達成：部門間の調整や資源配分の最適化を通じて、組織全体の目標達成を促進します。
予算管理を適切に行うことで、企業は経営の安定性を高め、継続的な成長を実現することができます。
2 予算管理の種類
企業における予算管理は、主に売上予算、原価予算、経費予算、利益予算の4つの種類に分類されます。これらの予算は、企業の財務計画と業績管理の基礎となり、それぞれ異なる目的と役割を持っています。以下、各予算の概要、目的、担当者の業務内容について詳しく説明します。
売上予算
売上予算は、企業が一定期間内に達成を目指す売上目標を数値化したものです。この予算は、企業の成長戦略や市場動向、過去の実績などを考慮して策定されます。
目的
- 売上目標の設定と達成
- 市場シェアの拡大
- 製品・サービスの販売戦略の立案
担当者の業務内容
- 市場分析と需要予測
- 過去の売上データの分析
- 経済変化や競合他社の動向の把握
- 部門別・製品別の売上目標の設定
- 販売促進策の立案
売上予算の策定には、営業部門や市場調査部門、財務部門などが関与し、綿密な分析と予測に基づいて行われます。
原価予算
原価予算は、製品やサービスの生産に直接関わるコストを予測し、管理するための予算です。これには、原材料費、労務費、製造経費などが含まれます。
目的
- 製造コストの最適化
- 利益率の向上
- 生産効率の改善
担当者の業務内容
- 原材料の調達計画の立案
- 生産工程の効率分析
- 労務費の予測と管理
- 製造設備の稼働率計画
- 原価低減策の検討
原価予算の管理は、製造部門や購買部門、原価管理部門が中心となって行います。原価を適切に管理することで、企業の競争力向上につながります。
経費予算
経費予算は、企業活動に必要な間接費用を計画し、管理するための予算です。これには、人件費、オフィス賃料、光熱費、広告宣伝費などが含まれます。
目的
- 経費の適正化と削減
- 経営資源の効率的な配分
- 間接部門の生産性向上
担当者の業務内容
- 部門別の経費計画の策定
- 固定費と変動費の分析
- コスト削減策の立案
- 経費使用状況のモニタリング
- 予算執行の承認と管理
経費予算は、各部門の管理者と財務部門が協力して策定し、管理します。適切な経費管理は、企業の収益性向上に直結します。
利益予算
利益予算は、売上予算から原価予算と経費予算を差し引いた、企業が目標とする利益を示す予算です。これは企業の最終的な財務目標を表します。
目的
- 企業の収益性の向上
- 株主価値の最大化
- 経営戦略の財務的評価
担当者の業務内容
- 売上、原価、経費予算の統合
- 利益目標の設定
- 財務分析と予測
- 投資計画の評価
- 資金計画の立案
利益予算は、経営陣と財務部門が中心となって策定し、全社的な目標として管理されます。この予算は、企業の戦略的意思決定の基礎となり、各部門の活動を財務的観点から評価する指標となります。これらの予算を適切に管理することで、企業は経営目標の達成に向けて効果的に資源を配分し、業績を向上させることができます。予算管理は、企業の持続的な成長と競争力強化のための重要な業務となります。
3 予算管理の具体的フロー
予算管理のフローは、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に基づいて効果的に実施されます。このサイクルは、予算計画、事業の実行、実績の評価、活動の改善の4つの段階で構成されています。各段階の概要、目的、担当者の業務内容について詳しく説明します。
Plan – 予算計画
予算計画段階では、企業の経営目標に基づいて具体的な数値目標を設定し、資源配分を計画します。
- 売上予算：市場動向や過去の実績を分析し、製品・サービス別、顧客セグメント別に売上目標を設定します。営業部門と財務部門が中心となって策定します。
- 原価予算：生産計画に基づいて原材料費、労務費、製造経費を見積もります。製造部門と購買部門が協力して作成します。
- 経費予算：各部門の活動計画に基づいて、人件費、広告宣伝費、研究開発費などの経費を見積もります。各部門の管理者と財務部門が連携して策定します。
- 利益予算：売上予算から原価予算と経費予算を差し引いて、目標利益を設定します。経営陣と財務部門が中心となって決定します。
これらの予算を部門やプロジェクトごとに細分化し、資源の最適配分を計画します。この過程で、経営戦略との整合性を確認し、必要に応じて調整を行います。
Do – 事業の実行
事業の実行段階では、策定した予算計画に沿って実際の業務を遂行します。
- 各部門は、割り当てられた予算内で効率的に業務を進めます。
- 予算の執行状況を定期的に記録し、リアルタイムで把握できるようにします。
- 予算管理システムを活用して、支出の承認プロセスを管理し、予算超過を防ぎます。
- 予期せぬ状況変化に対しては、柔軟に対応しつつも、予算目標の達成を意識して行動します。
この段階では、各部門の管理者が中心となって予算の執行を監督し、必要に応じて経営陣に報告を行います。
Check – 実績の評価
実績の評価段階では、定期的に予算と実績を比較分析し、差異の原因を特定します。
- 月次決算：毎月の収支を集計し、予算との差異を分析します。財務部門が中心となって実施します。
- 差異分析：売上、原価、経費の各項目について、予算と実績の差異を詳細に分析し、その原因を特定します。
- KPI評価：設定した重要業績評価指標（KPI）に基づいて、各部門やプロジェクトの進捗を評価します。
- 四半期レビュー：3ヶ月ごとに詳細な業績レビューを行い、年間目標の達成見込みを評価します。
この段階では、財務部門と各部門の管理者が協力して分析を行い、経営陣に報告します。
Action – 活動の改善
活動の改善段階では、実績評価の結果に基づいて、必要な対策を講じます。
- 差異への対応：予算と実績の乖離が大きい項目について、その原因を分析し、改善策を立案します。
- 予算の修正：経済環境の変化や事業計画の変更に応じて、必要な場合は予算を修正します。
- 業務プロセスの改善：効率化や原価低減のための業務改善を実施します。
- 戦略の見直し：大幅な予算未達の場合は、事業戦略自体の見直しを検討します。
この段階では、経営陣のリーダーシップのもと、各部門が協力して改善策を実行します。改善策の効果は次のサイクルで評価され、継続的な改善につながります。
このPDCAサイクルを繰り返すことで、企業は環境変化に適応しながら、効果的な予算管理を実現し、経営目標の達成を目指します。
4 予算管理で使用される予算差異分析の方法
予算差異分析は、予算管理における重要なツールであり、企業の業績を評価し、問題点を特定するために使用されます。以下に、主要な予算差異分析の方法を詳しく説明します。
単純比較による差異分析
単純比較による差異分析は、予算と実績を直接比較する最も基本的な方法です。この手法では、予算額と実績額の差異を金額と比率（パーセンテージ）で表示します。
- 金額差異 = 実績額 – 予算額
- 比率差異 = (実績額 – 予算額) / 予算額 × 100%
この方法は、売上高、原価、経費などの主要な財務項目に適用され、全体的な傾向を把握するのに役立ちます。例えば、売上高が予算を10%上回っている場合、その要因（価格上昇、販売量増加など）を詳しく調査する必要があります。
利益差異分析
利益差異分析は、予算と実績の利益の差異を詳細に分解して分析する手法です。この分析では、利益差異を収益差異と原価差異に分解し、さらに細かい要素に分けて検討します。
- 収益差異
- 市場数量差異：市場全体の需要変動による影響
- 市場占有率差異：自社の市場シェア変化による影響
- 製品配合差異：製品ミックスの変化による影響
- 販売価格差異：価格変更による影響
- 原価差異
- 製造原価差異：原材料費、労務費、製造経費の変動による影響
- 固定費差異：固定費の変動による影響
- 変動費差異：変動費率の変化による影響
これらの要素に分解することで、利益変動の根本原因を特定し、より効果的な改善策を立案することができます。
フレームワークを使った差異分析
フレームワークを使った差異分析は、事業の特性に合わせた数式（フレームワーク）を用いて、より詳細な分析を行う手法です。このアプローチでは、業績指標を構成要素に分解し、各要素の変動が全体にどのように影響しているかを分析します。
例えば、小売業の売上高を分析する場合、以下のようなフレームワークを使用することができます：
売上高 = 店舗数 × 店舗当たり客数 × 客単価
このフレームワークを用いることで、売上高の変動が店舗数の増減、来店客数の変化、または客単価の変動のどれに起因するものかを明確に識別できます。
フレームワークを使った分析の利点は、業界や企業特有の要因を考慮に入れた、より精緻な分析が可能になることです。また、各要素の相互関係を理解することで、より効果的な改善策を立案することができます。
これらの予算差異分析手法を適切に組み合わせることで、企業は業績の変動要因を正確に把握し、効果的な経営判断を行うことができます。
5 効率的な予算管理のポイント
効率的な予算管理は企業の成功に不可欠ですが、多くの企業ではExcelやGoogleスプレッドシートを使用して手作業で集計を行っており、膨大な時間と労力を要しています。このような非効率的な方法は、貴重な経営資源の無駄遣いにつながる可能性があります。ここでは、効率的な予算管理を実現するための重要なポイントについて説明します。
予算管理を自己目的化しない
予算管理を効率的に行うためには、数字の集計自体を目的化してしまわないことが重要です。単に数字を月次で生成することに膨大な労力を費やすのは、貴重な経営資源の無駄遣いになります。予算管理の本質は、経営改善や戦略的意思決定のための情報を提供することにあります。そのため、数値の集計にかける時間を最小限に抑え、分析や改善策の立案により多くの時間を割くべきです。
課題の洗い出しが重要
予算管理の真の価値は、数字の背後にある企業の課題を発見できることにあります。月次の決算ごとに課題を洗い出し、その原因を分析することが重要です。例えば、売上が予算を下回っている場合、その理由が市場環境の変化なのか、営業力の不足なのか、製品の競争力低下なのかを特定することで、適切な対策を講じることができます。定期的な課題の洗い出しと分析により、企業は継続的に改善を図ることができます。
各部門と連携して予算策定を行う
効果的な予算管理を実現するためには、経営陣だけでなく、さまざまな部門と連携して予算の策定を行うことが重要です。各部門の責任者は、自部門の業務内容や市場動向について最も詳しい情報を持っています。彼らの知見を予算策定プロセスに取り入れることで、より現実的で達成可能な予算を立てることができます。また、各部門が予算策定に参加することで、予算に対する当事者意識が高まり、目標達成への意欲も向上します。
予算管理の責任を持つ担当者や部署を明確にする
予算管理を効率的に進めるためには、予算管理の責任を持つ担当者や部署を明確にすることが重要です。責任の所在が不明確だと、予算の進捗管理や差異分析が適切に行われない可能性があります。予算管理の責任者を指名し、その役割と権限を明確にすることで、迅速な意思決定と効果的な予算管理が可能になります。また、各部門の予算責任者も明確にし、部門間の連携を促進することが重要です。
予算管理の専用ソフトウェアを導入する
効率的な予算管理を実現するためには、予算管理の専用ソフトウェアやシステムを導入することが非常に効果的です。専用ソフトウェアを使用することで、データの自動取り込みによる業務効率化、リアルタイムでの進捗状況の可視化、分析精度の向上など、多くのメリットが得られます。手作業での集計や分析に費やしていた時間を大幅に削減し、より戦略的な分析や意思決定に時間を割くことができます。また、データの正確性も向上し、人為的ミスのリスクを軽減できます。予算管理専用ソフトウェアは、企業の規模や業務内容に応じて選択することが重要です。適切なソリューションを導入することで、予算管理プロセス全体の効率化と高度化を図ることができます。
6 まとめ：予算管理専用ソフトウェアにはSactona（サクトナ）がおすすめ
以上、予算管理についてお伝えしました。予算管理は企業の経営目標達成に向けて不可欠なプロセスであり、適切に実施することで経営の健全性と効率性を確保できます。予算管理のPDCAサイクルを通じて、企業は計画的に事業を遂行し、実績を評価し、継続的な改善を図ることができます。
効果的な予算管理を行うためには、単純比較による差異分析、利益差異分析、フレームワークを使った差異分析などの手法を適切に活用することが重要です。これらの分析手法により、予算と実績の乖離の原因を特定し、迅速な対応策を講じることができます。
また、効率的な予算管理を実現するためには、予算管理を自己目的化せず、各部門と連携して予算策定を行い、責任者を明確にすることが重要です。さらに、予算管理の専用ソフトウェアを導入することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このような観点から、クラウド型にも対応可能な予算管理専用ソフトウェアとして、Sactona（サクトナ）がおすすめです。Sactonaは、データの自動取り込み、リアルタイムでの進捗状況の可視化、高度な分析機能など、効率的な予算管理に必要な機能を備えています。さらに、クラウドにも対応しているため、場所や時間を問わずアクセスでき、部門間の連携も容易です。Sactonaを活用することで、企業は予算管理プロセスを最適化し、より戦略的な経営判断を行うことができるでしょう。
予算管理は企業の持続的な成長と競争力強化のための重要な業務です。適切な手法とソリューションを活用し、効果的な予算管理を実践することで、企業は経営目標の達成に向けて着実に前進することができます。
